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村(社区)档案室相关制度

文件材料归档制度

一、凡本村党支部、村民委员会在工作活动中形成的,具有查考利用价值的各种文字、图表、照片、光盘等各种门类和载体的文件材料,都应归档保存。

二、归档文件材料必须齐全、完整、准确,档案制成材料应符合档案长期保管的要求,应归档的文件材料符合有关规定。

三、列入归档范围的各类文件材料应按有关规定要求及时移交档案室归档,任何部门和个人不得据为已有。

四、文件材料归档时,交接双方应根据移交目录清点核对,并在移交清册上签字。

 

  档案保管制度

一、村档案室是具有保管、利用档案资料的重要场所,非工作人员未经许可不得擅自入内。库房内严禁吸烟、生火、存放易燃易爆物品、堆放杂物和带入食品。

二、保持库房整洁卫生,采取防火、防盗、防高温、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠、仿磁等措施,确保档案的完整与安全,定期检查有无虫柱、霉变情况,一经发现,及时处理,并形成安全检查记录。

三、   离开库房必须关闭电源,锁好库门,检查防防火等安全措施,确保库房安全。

四、村档案管理人员应每年按季度或半年开展对室藏档案的专项检查、核对工作,做到帐实相符。

档案保密、利用制度

    一、村档案室应积极向村领导和村民提供档案利用,为本村各项工作服务,档案人员应服务热情、周到、及时、准确。

二、查阅利用档案,应填写《档案利用登记簿》,外单位人员借阅档案或查阅利用有密级和涉及村民隐私的档案,需村档案分管领导审批同意。

三、除国家法律法规另有规定外,档案一般不外借,确需外借的需经村档案分管领导审批同意。

四、利用档案过程中并遵守有关保密规定,不得损害国家、社会、集体和村民的合法权益,有显着利用效果的应及时登记。

档案鉴定销毁制度

一、对已到保管期的村级档案,由村档案人员会同档案形成部门组成鉴定小组进行鉴定;对经鉴定确无保存价值的档案进行登记造册,经村领导签字同意后予以销毁。

二、村会计档案销毁前,需经村所在乡(镇)街道的档案和财务部门人员共同审核,签字同意后报村领导批准销毁。

三、销毁档案时应有两人以上监销,并应在销毁清册上签字盖章。档案销毁清册应永久保存。

四、档案销毁清册应为文件级档案目录,并逐份登记每份文件的标题、文号、制发单位、形成时间等信息。

     

档案统计制度

    一、档案统计工作包括档案的收进和移出、整理、鉴定、保管的数量、借阅和利用效果登记、销毁等情况,也包括对档案机构、档案人员和档案设备,进行及时准确的统计。

    二、档案统计工作是档案科学管理的基础之一,档案室管理人员要及时做了登记工作,准确记录数据。

    三、认真做好档案的各类统计台帐,及时检查核对;对于增加的档案数量,要及时准确反映到统计表中。

四、档案室的档案、资料必须遂件登记,归档文件实际数量要与目录、统计表完全对应。

    五、查阅、借阅档案和利用效果要随时进行登记。

六、综合档案室应对统计数字进行综合分析,发现问题及时报告领导。

    七、统计数字要准确,实事求是。

村委会(村干部离任)档案交接制度

    一、认真履行职责。行政村党支部、村民委员会分管档案工作的领导及档案工作者,应认真履行其职责,按照归档要求,对在工作活动中形成的各门类和载体的文件材料,进行收集、归档保存。

二、自觉遵守管理制度。村干部在任职期间,对村委会列入归档范围的各类文件材料,在办理完毕后及时移交村档案室归档,不得谁办谁存,不得据为已有,确保归档的文件材料齐全、完整。

三、主动进行交接。村干部在离任时,必须按照《档案法》第十条和《安徽省档案条例》第十三条的规定,对在任分管档案工作期间内村档案室所保存的全部档案数量及状况,主动向接任者进行交接和介绍,确保档案工作的连续性。

四、严格交接手续。村干部在离任时必须严格办理档案交接手续,交接双方要认真依据交接目录清点核对,并在交接清册上签字。

五、村干部在离任时没有履行档案交接手续的,或手续不完备的,村委会应不予办理离任手续。

档案工作责任追究制度

    为加强档案管理工作,进一步明确工作职责,实行档案工作责任追究制度,按照“谁主管、谁负责”,“谁失职、谁负责”的原则,追究相关责任人的责任。

   一、村档案工作分管领导要贯彻执行国家关于档案工作的政策、法规法则,对档案工作提出指导性意见;研究决定档案工作的重大事宜及时解决档案工作中的问题和困难,逐步改善档案工作条件;对档案工作中出现的重大责任事故负有领导责任。

二、档案管理员要定期对档案室进行检查,发现问题及时解决;组织制定档案工作各项规章制度,认真履行工作职责、严格按照规章制度进行工作;对破损或变质的档案,要及时修复或复制,遇到特殊情况,及时报告、及时处理;对档案工作中出现的责任事故负有直接责任。

三、认真做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。

    四、档案管理员要保守国家机密、认真学习、宣传和贯彻执行国家关于档案工作的法规和方针政策;对因不负责发生失、泄密的人员,按照国家保密工作条列进行处理。

   五、对不认真履行岗位职责,造成档案管理发生严重失误,取消年度考核奖励,并按其行为后果,追究责任。

档案人员岗位责任制

一、积极宣传和贯彻执行档案工作法律、法规和方针政策,不断提高档案管理水平和工作能力。

二、制订本村档案管理的规章制度和档案工作规划、计划,并组织实施。

三、统一管理本村各种门类档案,对各部门档案的收集、整理、立卷、归档等工作给予监督和指导,维护档案的完整与安全。

四、做好档案库房管理,做到排列有序,查找方便,保管安全。

五、积极开发档案信息资源,编制各种检索工具和编研材料,并按规定积极提供利用,为本村各项工作服务。

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