业务园地

关于规范全县新生儿出生医学证明档案管理的通知

含档字〔201632

 

关于规范全县新生儿出生医学证理档案管理的通知

各相关医疗机构:

为进一步规范全县新生儿出生医学证明档案管理,确保出生医学证明档案齐全完整、管理规范,根据《安徽省<出生医学证明>管理办法》及档案管理有关规定,结合我县出生医学证明管理实际,现就有关规定如下:

一、提高认识,高度重视出生医学证明档案

出生医学证明档案是指由国家统一印制,以省、自治区、直辖市为单位统一编号,并依据《中华人民共和国母婴保健法》出具的,证明婴儿出生状态、血亲关系,申报国籍、户籍,取得公民身份号码的法定医学证明存根及相关信息、申领材料等具有保存价值的文件材料,是国家民生档案的重要组成部分。各相关出生医学证明管理单位充分认识新生儿出生医学证明档案的重要性,要进一步强化思想认识和组织领导,按照依法、科学、有效的工作原则,将出生医学证明档案的管理工作纳入本单位档案工作之中,制订相应制度并纳入单位年度工作考核。

二、明确职责,建立健全档案管理机制

签发《出生医学证明》的助产机构和管理机构(以下统称出生医学证明档案保管单位),负责本机构签发的出生医学证明档案的保管。出生医学证明档案保管单位应当明确专职(兼职)档案员,负责出生医学证明文件材料收集、整理、归档,并定期移交至县档案馆;保证管理必需的设施、场所和经费,配备实现档案管理现代化要求的技术设备。县卫生计生、档案行政管理部门在各自职责权限范围内对出生医学证明档案管理工作进行依法指导、监督,确保出生医学证明档案管理规范。

三、规范整理,提高档案归档质量

各出生医学证明档案保管单位对保存的新生儿出生医学证明材料进行全面清理核对、查点总数,发现缺件,查明原因,补充收集,以保证归档材料的齐全完整。

(一)出生医学证明应归档的文件材料主要包括:

首次签发

1.首次签发登记表(存根粘贴在背面)

2.父母双方身份证件复印件

3.其他有关证明材料

换发

1.换发登记表(存根粘贴在背面)

2.新生儿父母出具的书面申请

3.回收的原证件(正页或正副页)

4.原证件存根复印件

5.新生儿父母身份证件复印件

6.其他相关证明材料

    补发

1.补发登记表(存根粘贴在背面)

2.新生儿父母出具的书面申请

3.原证件作废公告

4.原证件存根复印件

5.新生儿父母身份证件复印件

6.新生儿父母户口登记簿复印件

7.领证人有效身份证件复印件

8.其他相关证明材料

助产机构外的首次签发

1.助产机构首次签发登记表(存根粘贴在背面)

2.亲子关系声明

3.接生人员出具的身份信息及接生情况证明

4.亲子(母子)鉴定证明

5.新生儿父母有效身份证件复印件

6.领证人有效身份证件复印件

7.其他相关证明材料

    重要的电子文件打印件;

    其它应归档的文件材料;

    (二)出生医学证明文件材料归档要求:

    1.归档的文件材料应当齐全完整、真实有效,书写要符合档案保护要求;

2.归档的文件材料中有复印件的应当图文清晰;

3.签字手续完备;

4.出生医学证明文件材料应当在办理完毕后10个工作日内完成整理工作,并向档案管理部门移交。

(三)出生医学证明档案分类方法及保管期限:

分类方法:

出生医学证明相关文件材料按照类别—年度分类整理。

保管期限:

出生医学证明档案保管期限根据《安徽省出生医学证明管理办法》第十五条规定为永久。

(四)排列编号

以“件”为单位整理,一个新生儿材料为一件;《出生医学证明》申领表印制于A4纸正面,存根、有效身份证件复印件粘贴于指定区域处,其他材料附于后面;如果只有存根的,将存根粘贴在A4纸上作为一件归档;在同一年度下从0001开始逐件编流水号作为件号。

   (五)档号构成:

档号构成:全宗号-类别号-年度-件号

例:J104-出生证明?01-2016-0001

注:全宗号:由县档案馆确立;(J104为县档案馆给县卫生和计划生育委员会的编制代码)

类别号:由“出生证明?医疗机构代码”组成;

  度:为本件档案的所属年度,以四位阿拉伯数字表示;

  号:为出生医学证明档案的排列顺序号,同一年度内的档案从“0001”开始标注。

   (六)加盖归档章

依据分类方法和排列顺序逐件盖章,在每件上端居中空白处加盖归档章(见附件1),用红色印泥,填写用碳素墨水,不可用红蓝墨水、圆珠笔、铅笔等不规范用笔。

编制出生医学证明档案目录(见附件4

出生医学证明档案目录按照年度,加封面后装订成册,一式三份(见附件5

   (七)装订、装盒

出生医学证明材料以“件”为单位进行装订。

装订的注意事项:归档文件的装订要力求整齐、结实、美观。采用左侧装订的,装订时应以左下边对齐;采用左上角装订的,应以左上边对齐。装订可采用不锈钢订书针或三孔一线法进行装订。

装盒:按照件号的排列顺序将出生医学证明档案逐件装入盒中,按照首次签发、换发、补发的顺序集中排列,并填写档案盒盒脊和备考表(见附件2.3)的项目。

附件:1.归档章式样

      2.出生医学证明档案盒盒脊式样

      3.备考表式样

      4.出生医学证明档案目录式样

      5.出生医学证明档案目录封面式样

      6.医疗机构代码

 

含山县档案局          含山县卫生和计划生育委员会

20161017

附件1

             归档章式样

 全宗号

     类别号

  年度

  件号

例:

 全宗号

     类别号

  年度

  件号

  J104

  出生证明?01

  2016

  0001

填写说明:

1.全宗号:县档案馆给立档单位编制的代码。

2.类别号:填写“出生证明?医疗机构代码”,其中医疗机构代码用两位阿拉伯数字表示(见附件6)。

3.年 度:填写本件档案的所属年度,以四位阿拉伯数字表示。

4.件 号:同一年度从“0001”开始标注。

附件2

   出生医学证明档案盒盒脊式样

全宗号

类别号

 

起止件号

保管期限

填写说明:

1.全宗号:县档案馆给立档单位编制的代码。

2.类别号:填写“出生证明?医疗机构代码”,其中医疗机构代码用两位阿拉伯数字表示(见附件6)。

3.年 度:用四位阿拉伯数字表示。

4.起止件号:填写盒内第一件档案和最后一件档案的件号,中间用“-”号连接。

附件3

                   备考表式样

                     

                    

盒内档案情况说明:

来源:本站   编辑:

打印本页   关闭窗口   返回顶部
版权所有 © 2016 含山县档案局 | 技术支持:希望科技
备案号:皖ICP备09003281号
你是第位访客!
关闭×